7 камней преткновения на пути построения эффективной системы управления персоналом (Камень второй. Эффективная структура)

Е.В. Лондарь, директор по персоналу компании "Эффективные бизнес решения"

Цикл статей «7 камней преткновения на пути построения эффективной системы управления персоналом» освещает основные причины, мешающие созданию эффективно работающей системы управления людьми, процессами, организацией, среди которых мы выделили:

неоптимальные численность и расходы на персонал;
отсутствие эффективной организационной структуры, четкого, рационального распределения функций между работниками;
низкая производительность труда, отсутствие оценки эффективности труда отдельно взятых работников;
отсутствие системы мотивации персонала;
качество (квалификация) кадрового состава;
отсутствие системы внутренних коммуникаций между работниками и/или руководством организации;
напряженная эмоциональная атмосфера в коллективе, связанная с множеством демотивирующих факторов на предприятии, неудовлетворенность работников.

В предыдущей статье мы рассматривали вопросы неоптимальной численности и расходы на персонал. Темой сегодняшней публикации станет отсутствие эффективной организационной структуры, четкого, рационального распределения функций между работниками.

Договоримся об определениях

Для начала давайте определимся, что мы будем называть эффективной организационной структурой. Словарь экономических терминов предлагает нам следующее определение организационной структуры:

- совокупность специализированных функциональных подразделений, взаимосвязанных в процессе обоснования, выработки, принятия и реализации управленческих решений.

Эффективность же – это способность системы производить при ее изменении (и при изменении условий ее функционирования) больший экономический эффект, чем в других условиях, а также реализация этой способности.

Иными словами эффективная организационная структура - это такая система взаимоотношений между должностями и людьми в организации, которая обеспечивает наибольший возможный результат при наименьших затратах в существующих условиях.

Назначение структуры заключается в распределении работ между членами организации и координации их действий, направленных на достижение общих целей организации. Структура определяет задачи и ответственность работников, рабочие роли и взаимоотношения, а также коммуникации между ними.

Структура позволяет осуществлять управление и служит основой порядка и дисциплины, благодаря чему действия организации могут планироваться, организовываться, направляться и контролироваться.

Так как сейчас у нас нет задачи подробно описывать все типы организационных структур, просто напомним их:

Линейная
Функциональная
Линейно-функциональная
Дивизиональная
Матричная

В чистом виде они практически не встречаются в современных организациях, как правило складывается множественная структура, которая объединяет различные структуры на разных ступенях управления. Например, филиальная структура управления может применяться для всей фирмы, а в филиалах - линейно-функциональная или матричная.

Мы не будем останавливаться на достоинствах и недостатках различных типов организционных структур, поговорим лучше о причинах неэффективности организационных структур.

Причины неэффективности организационных структур

Жила-была компания, бизнес развивался, появлялись клиенты, которые приносили деньги, клиентов становилось больше и больше, нанимались новые люди, и как-то всё само работало. Постепенно компания обрастала всякого рода инструкциями, потому что уже непонятно было, кто чем занимается, за что отвечает, появились проблемы с управлением организацией и персоналом.

Или вдруг собственник обнаруживал, что перспективы развития бизнеса есть, есть желание и возможности для развития бизнеса, но он не развивается дальше определенного уровня, несмотря на все усилия и затраченные финансы.

Или бизнес развивается настолько быстро и стихийно, что у владельца или руководителя возникает ощущение, будто контроль уходит из его рук, возникает замешательство и фрустрация.

Все эти проблемы возникают, как правило, из-за отсутствия четкого понимания:

Ценности, которую производит бизнес, а соответственно, роли, которую выполняет каждый сотрудник при создании продукта/услуги;
Производственного цикла, то есть того, что и в какой последовательности нужно делать, чтобы в конечном итоге потребитель получил «ценность» - продукт/ услугу, за которые он готов будет заплатить свои деньги;
Функциональных обязанностей, как своих, так и других работников, что нарушает коммуникации между людьми/подразделениями, удлиняет производственный процесс, порождает конфликты, при этом некоторые функции могут быть задвоены, перепутаны, а некоторые «висеть» в воздухе, ни за кем не закрепленные и никем не выполняемые;
Норм загрузки персонала, из-за чего некоторые сотрудники могут быть перегружены работой, а некоторые недозагружены, что приводит к конфликтам в области оплаты труда, демотивации сотрудников, текучести кадров;
Организационной структуры организации, хоть как-то оформленной и доведенной до сведения персонала.

Если понимать ценность, которую создает бизнес, производственный цикл, функциональные обязанности работников, контролировать их загрузку, то организационная структура вырисовывается сама. Мы знаем, для чего мы работаем, кто что делает, как делает, кто кому подчиняется.

Почему организационные структуры бывают неэффективными, если все так просто? Чаще всего, потому что не доходят руки «пригладить» структуру, вырезать лишнее, переподчинить подразделения, отойти от традиционной модели выполнения работы к проектной, пересмотреть функции и загрузку персонала. Конечно, случаются и перекосы, когда при создании организационной структуры уделяется больше внимание не реальному положению вещей, а раздаче титулов и званий вне зависимости от компетенции и сферы ответственности руководителя. Бывает, что не хватает кругозора и стратегического видения ситуации сверху, проще продолжать работать по старинке, ничего не меняя, хотя и штат увеличился вдвое, и новые продукты/услуги появились…

Конечно, ситуацию необходимо менять, приводя организационную структуру в соответствие с жизненными реалиями, учитывая создаваемые компанией ценности, производственный процесс, функциональные обязанности сотрудников и нормы загрузки персонала.

Как оценить эффективность организационной структуры?

Для того, чтобы оценить эффективность организационной структуры своего предприятия, необходимо ответить на вопросы о ценностях, производственном цикле, функциональных обязанностях, загруженности персонала, перечисленные в предыдущем разделе. Если Вы собственник или руководитель организации, кроме этого необходимо оценить:

1. Насколько выросли расходы организации за последние 3 года?

2. Насколько изменились численность и ФОТ (фонд оплаты труда) организации за последний год?

3. Сколько новых продуктов/услуг появилось?

4. Что изменилось в стратегии развития предприятия?

5. Есть ли проблемы с управлением организацией и персоналом?

А также если на предприятии Вы обнаружили:

Низкий уровень мотивации;
Бюрократизацию и медленное принятие решений;
Конфликты и отсутствие координации;
Высокие темпы роста затрат (особенно административных);
Неспособность организации новаторски отвечать на изменение обстоятельств.

Вам будет легко понять, следует ли менять существующую организационную структуру. Надеюсь, вопрос необходимости самого существования организационной структуры предприятия, не стоит.

При построении организационной структуры следует учитывать существующий международный опыт и подходы к содержанию и необходимым элементам структуры организации.

По мнению небезызвестного профессора, классика менеджмента, Генри Минцберга, например, за разными способами построения эффективной организационной структуры стоит всего несколько базовых конфигураций (Рис.1):

Рис. 1. Пять основных частей организации.

Г. Минцберг предлагает осуществлять проектирование организационной структуры путем выделения пяти базовых конфигураций:

Стратегическая вершина – люди, несущие всю полноту ответственности за организацию;
Среднее звено – менеджеры, осуществляющие прямой контроль от стратегической вершины до операционного ядра;
Операционное ядро – работники, выполняющие основную деятельность, связанную с производством товаров и услуг;
Техническая структура – аналитики, специализирующиеся на вопросах управления и определяющие формы стандартизации в организации;
Вспомогательный персонал – сотрудники, обеспечивающие поддержку рабочих процессов.

Если организационная структура Вашего предприятия содержит перечисленные выше элементы, между ними есть соответствующие четко обозначенные связи, и, самое главное, есть понимание целостной картины Вашего бизнеса, скорее всего, проблем с эффективностью структуры не возникнет.

Основные шаги по переходу к эффективной структуре.

Как правило, когда становится очевидной необходимость изменения организационной структуры предприятия, первое, что хочется сделать, это оптимизировать штат. Задачу чаще всего ставят следующим образом:

Сократить 10% персонала предприятия;

Или:

Каждое подразделение сократить на четверть.

Но начинать нужно с другого:

1. Прежде всего, следует сформулировать новые цели, стратегию предприятия.

2. Описать основные бизнес-процессы, новый производственный цикл.

3. Определить, могут ли существующие подразделения выполнять необходимые функции, обеспечивать новые бизнес-процессы, или нужно создавать новые, перераспределять функции и ответственность.

4. Спроектировать организационную структуру предприятия с наименьшими затратами, временными, финансовыми, психологическими.

5. Закрепить зоны ответственности, функции, иерархию управления нормативными документами (должностными инструкциями, штатным расписанием).

6. Довести новую организационную структуру до сведения персонала, провести необходимые разъяснения, обучение.

Рис. 2. Разработка структуры организации.

Кстати, наиболее распространенной ошибкой на российских предприятиях при разработке организационной структуры является непонимание всей важности и необходимости ознакомить с нововведениями персонал. Всё разработали, нарисовали, оформили, а что дальше с этим делать, не знаем. Или знаем, но ленимся. Или считаем, что «негоже холопам ведать». А ведь именно от реализации всего перечня вышеперечисленных мер в указанной последовательности зависит успех мероприятий по созданию эффективной организационной структуры.

Таким образом мы рассмотрели организационную структуру предприятия с точки зрения ее эффективности, изучили инструменты оценки существующей на предприятии структуры, основные шаги по созданию эффективно работающей структуры, в которой каждый работник знает свое место, функциональные обязанности, ответственность и вклад в создание общей ценности – продукта/услуги организации. В следующей статье мы поговорим о низкой производительности труда и оценке эффективности труда отдельно взятых работников.

Опубликовано 02.12.2009